Rechnungen

Die Rechnungsverwaltung finden Sie unter Rechnungen in der Seitenleiste (im Operations-Modus unter Finanzen). Das Dashboard unter /invoices zeigt alle Rechnungen mit Rechnungsnummer, Kundenname, Datum, Betrag und Status.

Rechnungsstatus:

• Entwurf – Rechnung erstellt, noch nicht versendet. Kann bearbeitet werden.
• Versendet – Per E-Mail an den Kunden geschickt. Ab jetzt unveraenderlich.
• Bezahlt – Zahlung eingegangen und bestaetigt.
• Ueberfaellig – Zahlungsfrist ueberschritten (automatisch berechnet).
• Storniert – Rechnung storniert, eine Stornorechnung (Gutschrift) wurde erstellt.

Rechnungen werden in der Regel automatisch aus abgeschlossenen Auftraegen erzeugt. Sie koennen auch manuell erstellt werden:

1. Aus einem Auftrag: Oeffnen Sie einen abgeschlossenen Auftrag (/work-orders/[id]) und klicken Sie auf Rechnung erstellen. Die Positionen (Leistungen & Material) werden automatisch uebernommen.
2. Positionen bearbeiten: Im Entwurf-Status koennen Sie Positionen hinzufuegen, aendern oder entfernen. Jede Position enthaelt Beschreibung, Menge, Einzelpreis, Steuersatz und Gesamtbetrag.
3. Ueberpruefen: Pruefen Sie Nettobetrag, Mehrwertsteuer und Bruttobetrag in der Zusammenfassung.

Hinweis zur Kleinunternehmerregelung: Wenn Ihr Unternehmen als Kleinunternehmer eingestellt ist (§ 19 UStG), wird keine Mehrwertsteuer ausgewiesen und ein entsprechender Hinweis auf der Rechnung angezeigt.

Um eine Rechnung an den Kunden zu versenden:

1. Oeffnen Sie die Rechnung im Entwurf-Status.
2. Klicken Sie auf Versenden.
3. Das System generiert automatisch ein PDF mit Ihrem Briefkopf (Logo, Firmenname, Adresse).
4. Die Rechnung wird per E-Mail an die hinterlegte E-Mail-Adresse des Kunden gesendet.
5. Der Status wechselt auf Versendet.

Wichtig: Nach dem Versand ist die Rechnung unveraenderlich. Wenn ein Fehler vorliegt, muessen Sie die Rechnung stornieren und eine neue erstellen.

So verwalten Sie den Zahlungsstatus:

1. Als bezahlt markieren: Wenn die Zahlung eingegangen ist, oeffnen Sie die Rechnung und klicken Sie auf Als bezahlt markieren. Der Status wechselt auf Bezahlt.
2. Ueberfaellige Rechnungen: Das System berechnet automatisch, welche Rechnungen das Zahlungsziel ueberschritten haben. Diese erscheinen mit dem Status Ueberfaellig und werden rot hervorgehoben.
3. Mahnwesen: Fuer ueberfaellige Rechnungen koennen Sie das Mahnwesen nutzen (siehe Abschnitt Mahnwesen).

Eine versendete Rechnung kann nicht geloescht werden. Stattdessen wird eine Stornorechnung (Gutschrift) erstellt:

1. Oeffnen Sie die betreffende Rechnung.
2. Klicken Sie auf Stornieren.
3. Das System erstellt automatisch eine Stornorechnung mit negativem Betrag, die auf die Originalrechnung verweist.
4. Der Status der Originalrechnung wechselt auf Storniert.

E-Rechnung (ZUGFeRD): Wenn die E-Rechnung in den Einstellungen aktiviert ist, wird dem PDF automatisch eine ZUGFeRD-konforme XML-Datei beigefuegt. Dies ist besonders relevant fuer Geschaefte mit oeffentlichen Auftraggebern (Leitweg-ID erforderlich).

Jede Rechnung wird als professionelles PDF generiert, das Ihren Unternehmensbriefkopf enthaelt:

• Logo und Firmenname
• Vollstaendige Geschaeftsadresse
• Steuernummer / USt-IdNr.
• Bankverbindung (falls hinterlegt)
• Rechnungsnummer und Datum
• Kundendaten und Anschrift
• Positionstabelle mit Netto, MwSt und Brutto

Stellen Sie sicher, dass Ihre Unternehmensdaten unter Mein Betrieb → Allgemein vollstaendig ausgefuellt sind, bevor Sie Rechnungen versenden.