Kundenverwaltung

Unter Kunden im Dashboard finden Sie eine durchsuchbare Liste aller Ihrer Kunden. Kunden werden automatisch angelegt, wenn sie zum ersten Mal einen Termin buchen oder den Chatbot nutzen.

Nutzen Sie die Suche, um Kunden nach Name, E-Mail oder Telefonnummer zu finden.

Sie koennen Kunden auch manuell erstellen, z. B. fuer Stammkunden oder telefonische Buchungen:

1. Klicken Sie auf Neuer Kunde.
2. Geben Sie mindestens den Namen ein.
3. Optional: E-Mail-Adresse und Telefonnummer hinzufuegen.
4. Klicken Sie auf Speichern.

Wenn spaeter ein Kunde mit derselben E-Mail-Adresse online bucht, werden die Daten automatisch zusammengefuehrt.

Klicken Sie auf einen Kunden, um die Detailansicht zu oeffnen. Dort finden Sie:

• Kontaktdaten – Name, E-Mail, Telefon, Adresse.
• Buchungshistorie – Alle vergangenen und zukuenftigen Termine.
• Rechnungshistorie – Erstellte Rechnungen und deren Status.
• Notizen – Interne Notizen, die nur fuer Ihr Team sichtbar sind.
• Tags – Farbige Labels zur Organisation (z. B. „VIP“, „Neukunde“, „Firmenkunde“).

In der Kundendetailansicht koennen Sie alle Angaben bearbeiten:

• Klicken Sie auf das jeweilige Feld, um es zu aendern.
• Fuegen Sie eine Adresse hinzu (Strasse, PLZ, Stadt), falls sie fuer Rechnungen benoetigt wird.
• Erstellen Sie Notizen mit Zeitstempel fuer wichtige Hinweise.
• Vergeben Sie Tags, um Kunden zu kategorisieren und spaeter zu filtern.

Hebelki unterstuetzt die Loeschung von Kundendaten gemaess DSGVO (Art. 17 „Recht auf Loeschung“):

1. Oeffnen Sie die Kundendetailansicht.
2. Klicken Sie auf Kunde loeschen (ganz unten).
3. Bestaetigen Sie die Loeschung. Dieser Vorgang ist unwiderruflich.

Bei der Loeschung werden entfernt:

• Alle persoenlichen Daten (Name, E-Mail, Telefon, Adresse)
• Chatbot-Gespraeche und Nachrichten
• Hochgeladene Dokumente in der Cloud

Buchungsdaten werden fuer die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist anonymisiert aufbewahrt. Kunden koennen die Loeschung auch selbst ueber die DSGVO-Seite beantragen.