Einstellungen

Unter Mein Betrieb (/unternehmen) → Tab Allgemein verwalten Sie die Grunddaten Ihres Unternehmens:

• Firmenname und offizieller Name (laut Handelsregister)
• Rechtsform (GmbH, UG, GbR, Einzelunternehmer etc.)
• Handelsregisternummer und Registergericht
• Adresse, E-Mail, Telefon, Website
• Logo hochladen – wird auf Rechnungen, Angeboten und im Chat-Widget angezeigt
• Beschreibung / Ueber uns – Text fuer die oeffentliche Darstellung

Wichtig: Vollstaendige Unternehmensdaten sind Voraussetzung fuer rechtskonforme Rechnungen und den Betriebsbereitschafts-Status. Fehlende Pflichtfelder werden als Warnungen oben auf der Seite angezeigt.

Unter dem Tab Recht & Datenschutz verwalten Sie die rechtlichen Dokumente und Einwilligungen:

1. Datenschutz-URL – Link zu Ihrer Datenschutzerklaerung. Wird Kunden bei der Buchung und im Chat angezeigt.
2. AGB-URL – Link zu Ihren Allgemeinen Geschaeftsbedingungen.
3. Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) – Bestaetigen Sie den AVV mit Hebelki fuer die DSGVO-konforme Datenverarbeitung. Der aktuelle Vertragstext wird angezeigt.
4. KI-Kompetenznachweis (EU AI Act) – Bestaetigen Sie, dass Sie als Anwender eines KI-Systems ausreichend KI-Kompetenz gemaess Art. 4 EU AI Act besitzen.
5. Gesundheitsdaten-Einwilligung – Fuer Gesundheitsdienstleister: Konfigurieren Sie, ob Kunden eine explizite Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2a DSGVO abgeben muessen.

Hinweis: Fehlende Compliance-Dokumente werden in der Betriebsbereitschaftspruefung oben auf der Seite markiert.

Unter dem Tab Buchung konfigurieren Sie die Buchungsrichtlinien:

• Mindestvorlaufzeit – Wie viele Stunden vor einem Termin gebucht werden kann (z. B. 24 Stunden).
• Maximale Vorausbuchung – Wie viele Tage im Voraus ein Termin buchbar ist (z. B. 60 Tage).
• Bestaetigungsmodus:
  • Automatische Bestaetigung – Termine werden sofort bestaetigt.
  • Manuelle Freigabe – Sie muessen jeden Termin manuell bestaetigen.
• E-Mail-Bestaetigung erforderlich – Kunden muessen ihre E-Mail-Adresse bestaetigen, bevor die Buchung abgeschlossen wird.
• Zeitzone – Die Zeitzone Ihres Unternehmens (Standard: Europe/Berlin). Alle Termine und Verfuegbarkeiten werden in dieser Zeitzone angezeigt.

Unter dem Tab Kanaele konfigurieren Sie alle Kommunikationskanaele:

• Twilio / Telefonie – Account SID, Auth Token, Telefonnummer fuer SMS, WhatsApp und Sprachassistent.
• WhatsApp – Meta Cloud API (Embedded Signup) oder Twilio BYOT. Details finden Sie im Abschnitt WhatsApp.
• WhatsApp-Vorlagen – Verwalten Sie Ihre WhatsApp-Nachrichtenvorlagen fuer Buchungsbestaetigungen und Erinnerungen.
• Sprachassistent – SIP-Trunk-ID und Testanruf. Details finden Sie im Abschnitt Sprachassistent.
• Team-Telefone – Ordnen Sie Telefonnummern Ihren Mitarbeitern zu, damit eingehende Nachrichten korrekt als intern erkannt werden.

Oben auf der Seite finden Sie den Button Test E-Mail, um die E-Mail-Zustellung zu pruefen.

Unter dem Tab Abrechnung verwalten Sie die finanziellen Einstellungen:

• Waehrung – Standard: EUR
• Steuernummer / USt-IdNr. – Wird auf Rechnungen angezeigt
• Kleinunternehmerregelung – Wenn aktiviert (§ 19 UStG), wird keine MwSt auf Rechnungen ausgewiesen
• DATEV-Export – Beraternummer, Mandantennummer, Kontenrahmen (SKR03/SKR04) fuer den Buchhalter
• Rechnungsadresse – Falls die Rechnungsanschrift von der Geschaeftsadresse abweicht
• E-Rechnung (ZUGFeRD) – Aktivieren Sie die Erstellung von ZUGFeRD-konformen E-Rechnungen. Waehlen Sie das Profil (EN16931 oder XRechnung) und geben Sie ggf. die Leitweg-ID ein.

Darunter finden Sie die Mahnwesen-Einstellungen – die Konfiguration des automatischen Mahnverfahrens (siehe Abschnitt Mahnwesen).

Unter dem Tab Erweitert finden Sie zusaetzliche Konfigurationsoptionen:

Eigene Domain:

• Verbinden Sie eine eigene Domain (z. B. termine.mein-betrieb.de) mit Ihrer Hebelki-Buchungsseite.
• Verfuegbar ab dem Pro-Plan.

Datenverwaltung:

• Datenaufbewahrung – Legen Sie fest, nach wie vielen Tagen Gespraechsdaten automatisch geloescht werden (DSGVO-konform).
• DSGVO-Loeschung – Loeschen Sie auf Anfrage alle Daten eines bestimmten Kunden (Art. 17 DSGVO, Recht auf Loeschung).
• Daten exportieren – Exportieren Sie alle Unternehmensdaten als Datensicherung.
• Unternehmen loeschen – Loeschen Sie Ihr gesamtes Unternehmen und alle zugehoerigen Daten unwiderruflich. Diese Aktion kann nicht rueckgaengig gemacht werden.

Warnung: Die Loeschung des Unternehmens entfernt alle Kunden, Buchungen, Gespraeche, Rechnungen und Einstellungen dauerhaft.