KI-Chatbot

Der KI-Chatbot beantwortet Kundenanfragen automatisch, kann Termine buchen und durchsucht Ihre Wissensdatenbank. Verwalten Sie ihn unter Chatbot & Daten im Dashboard. Die Seite hat sieben Tabs:

1. Wissensdatenbank – Manuelle FAQs und Informationen
2. Gespraeche – Alle Chatverlaeufe
3. Einstellungen – Chatbot-Verhalten und Design
4. Dokumente (Oeffentlich) – PDFs und Webseiten fuer die Chatbot-Suche
5. Intern – Dokumente nur fuer Mitarbeiter
6. Kunden – Kundenspezifische Dokumente
7. Archiv – Datenspeicher

Die Wissensdatenbank ist das Herzsück des Chatbots. Je mehr relevante Informationen Sie hinterlegen, desto besser antwortet er:

1. Wechseln Sie zum Tab Wissensdatenbank.
2. Klicken Sie auf Neuer Eintrag.
3. Geben Sie einen Titel ein (z. B. „Oeffnungszeiten“, „Stornierungsbedingungen“).
4. Schreiben Sie den Inhalt – Formulieren Sie die Antwort so, wie der Chatbot sie geben soll.
5. Waehlen Sie eine Kategorie:
   • FAQs – Haeufig gestellte Fragen
   • Services – Informationen zu Dienstleistungen
   • Policies – Geschaeftsbedingungen, Stornierung, Datenschutz
   • Other – Alles andere
6. Klicken Sie auf Speichern.

Der Chatbot durchsucht die Wissensdatenbank automatisch bei jeder Kundenanfrage mithilfe semantischer Suche – er findet auch relevante Eintraege, wenn der Kunde andere Worte verwendet.

Im Tab Gespraeche sehen Sie alle Chatverlaeufe zwischen Kunden und dem Chatbot:

• Filtern nach Status: Aktiv, Eskaliert, Geschlossen.
• Klicken Sie auf ein Gespraech, um den kompletten Chatverlauf einzusehen.
• Eskalierte Gespraeche sind solche, bei denen der Chatbot an einen Mitarbeiter weitergeleitet hat.

Die Gespraechshistorie hilft Ihnen zu verstehen, welche Fragen haeufig gestellt werden, damit Sie Ihre Wissensdatenbank verbessern koennen.

Im Tab Einstellungen konfigurieren Sie das Verhalten und Aussehen des Chatbots:

• Benutzerdefinierte Anweisungen – Geben Sie dem Chatbot spezielle Verhaltensregeln (z. B. „Duze die Kunden“, „Empfehle bei Rueckenschmerzen immer die Erstberatung“).
• Begruessung – Die erste Nachricht, die Kunden sehen (z. B. „Hallo! Wie kann ich Ihnen helfen?“).
• Chat-Farbe – Passen Sie die Farbe des Chat-Widgets an Ihr Branding an.
• Oeffentliche URL – Der Link zu Ihrer Chat-Seite: hebelki.de/ihr-firmenname/chat.

Neben manuellen Eintraegen kann der Chatbot auch aus Dokumenten und Webseiten lernen:

• PDF-Upload – Laden Sie PDFs hoch (z. B. Preislisten, Flyer, AGB). Der Inhalt wird automatisch extrahiert und fuer die Suche indexiert.
• Website-Scraping – Geben Sie die URL Ihrer Website ein. Hebelki liest die Seite aus und speichert den Inhalt fuer den Chatbot.

Dokumente im Tab Oeffentlich werden vom Chatbot in Kundengespraechen genutzt. Dokumente unter Intern sind nur fuer Mitarbeiter ueber den internen Assistenten sichtbar.

Der KI-Chatbot ist mehr als ein einfaches FAQ-System. Er verfuegt ueber folgende Faehigkeiten:

• Dienstleistungen anzeigen – Listet alle aktiven Services mit Preisen und Dauer auf.
• Verfuegbarkeit pruefen – Schaut in Echtzeit nach freien Terminen.
• Termine buchen – Erstellt Buchungen direkt im Gespraech, ohne dass der Kunde die Buchungsseite besuchen muss.
• Wissensdatenbank durchsuchen – Beantwortet Fragen basierend auf Ihren hinterlegten Informationen.

EU AI Act: Der Chatbot identifiziert sich in der ersten Nachricht als KI-System, wie es die EU-Verordnung vorschreibt. Kunden wissen immer, dass sie mit einer KI sprechen.