Buchungen & Kalender

Kunden besuchen Ihre oeffentliche Buchungsseite unter /book/ihr-firmenname und durchlaufen folgende Schritte:

1. Dienstleistung waehlen – Alle aktiven Services werden mit Name, Dauer und Preis angezeigt.
2. Mitarbeiter waehlen (optional) – Falls mehrere Mitarbeiter die Leistung anbieten, kann der Kunde einen bevorzugten waehlen oder „Egal“ auswaehlen.
3. Datum und Uhrzeit waehlen – Der Kalender zeigt nur verfuegbare Zeitfenster basierend auf Geschaeftszeiten, bestehenden Terminen und Pufferzeiten.
4. Kontaktdaten eingeben – Name, E-Mail und optional Telefonnummer. Bestehende Kunden werden automatisch erkannt.
5. Bestaetigen – Der Kunde erhaelt eine Bestaetigungsmail mit allen Termindetails.

Unter Kalender im Dashboard sehen Sie alle Termine auf einen Blick:

• Tagesansicht – Detaillierte Uebersicht aller Termine eines Tages, sortiert nach Uhrzeit.
• Wochenansicht – Termine der gesamten Woche im Ueberblick.
• Monatsansicht – Kompakte Darstellung aller gebuchten Tage.

Klicken Sie auf einen Termin, um Details zu sehen, den Status zu aendern oder den Termin zu bearbeiten.

Jede Buchung durchlaeuft einen definierten Status-Ablauf:

• Entwurf – Termin wurde intern erstellt, aber noch nicht bestaetigt.
• Unbestaetigt – Kunde hat gebucht, muss aber seine E-Mail-Adresse noch bestaetigen (wenn E-Mail-Bestaetigung aktiviert ist).
• Ausstehend – E-Mail bestaetigt, wartet auf manuelle Freigabe durch Sie (wenn Genehmigungspflicht aktiviert ist).
• Bestaetigt – Termin ist fix. Kunde und Mitarbeiter erhalten Erinnerungen.
• Storniert – Termin wurde abgesagt (durch Kunde oder durch Sie).
• Abgeschlossen – Termin hat stattgefunden.

Den Standardablauf koennen Sie unter Mein Betrieb → Buchungseinstellungen anpassen.

Es gibt mehrere Wege, einen Termin zu stornieren:

• Durch den Kunden – Ueber den Link in der Bestaetigungsmail. Die Stornierungsfrist legen Sie in den Buchungseinstellungen fest.
• Durch Sie im Dashboard – Oeffnen Sie den Termin und klicken Sie auf Stornieren. Der Kunde wird per E-Mail benachrichtigt.

Bei einer Umbuchung stornieren Sie den alten Termin und bitten den Kunden, neu zu buchen. Eine direkte Umbuchungsfunktion ist in Planung.

Hebelki versendet automatische E-Mails an Kunden und Mitarbeiter:

• Buchungsbestaetigung – Sofort nach erfolgreicher Buchung mit Termindetails.
• Terminerinnerung – Standardmaessig 24 Stunden vor dem Termin.
• Stornierungsbestaetigung – Bei Absage des Termins.

Die Erinnerungszeit und den E-Mail-Absendernamen koennen Sie unter Mein Betrieb konfigurieren.